Buchi in agenda, come gestirli
I tanto temuti buchi in agenda possono essere evitati, vediamo come gestirli e come prevenirli!
Eccoci al quarto appuntamento del 2024 in live con William Fiorani, per capire come evitare buchi in agenda o eventualmente gestire slot vuoti riempiendoli di nuovi appuntamenti.
Strategie, metodi e consigli per evitare vuoti nell’agenda settimanale o gestire buchi improvvisi contattando i clienti.
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BUCHI IN AGENDA E COME GESTIRLI
Spazi vuoti in agenda significa opportunità di incassi perse. Ma non deve essere per forza così: ecco come rimediare!
PREVENIRE BUCHI IN AGENDA
Generalmente nessun centro estetico può evitare la situazione del buco in agenda. Si tratta di veri e propri vuoti tra un appuntamento e l’altro che fanno perdere un’occasione di incasso e comportano una gestione a singhiozzo della giornata, poco funzionale e piacevole per tutto il team.
Ma come per molte cose nella vita, prevenire è meglio che curare e anche nel caso degli appuntamenti di un centro estetico è possibile prevenire la casistica dei buchi in agenda con un serio lavoro di pianificazione.
Questa attività prevede che sia il team del centro, in particolare le receptionist, a cercare di evitare il più possibile situazioni di vuoti non funzionali.
Quindi, per evitare queste situazioni, occorre mettere in pratica una strategia di presa appuntamento precisa: nel momento in cui la receptionist riceve una telefonata con richiesta di appuntamento, deve cominciare riempiendo la mattina, in ordine di orario oppure negli slot iniziale e finale.
Gli appuntamenti del pomeriggio, invece, devono seguire l’ordine orario, in modo da evitare buchi “nel mezzo” e lasciando, al massimo, vuoti alla fine della giornata.
Questo lavoro va svolto, ovviamente, nei limiti delle possibilità dei clienti, ma se fatto, nel momento in cui si propongono loro le alternative, ti consente di coprire la giornata senza vuoti tra un appuntamento e l’altro.
GESTIRE VUOTI IN AGENDA DI NATURA SISTEMICA
I vuoti in agenda sistemici sono quei buchi che sistematicamente, quindi periodicamente, il centro estetico registra. Potrebbe essere il mercoledì pomeriggio e il giovedì mattina o in generale corrispondere ad una percentuale di vuoto settimanale.
Queste situazioni sistemiche, dato che si possono conoscere in anticipo, puoi gestirle al meglio con la prevenzione. Devi mettere in campo una strategia che preveda una pianificazione mese per mese dei buchi in agenda.
Comincia dunque ad analizzare i dati a tua disposizione nel gestionale o nel CRM, individuando:
- qual è la situazione attuale degli appuntamenti del mese X (il prossimo);
- quanti appuntamenti ci sono e in quali giorni / orari nel mese X;
- qual è lo storico del mese X degli ultimi anni;
- quali sono le settimane e i giorni più scarichi del mese X che generano più buchi.
Fatta questa ricerca, puoi organizzare un’attività di ricontatto chiamando i tuoi clienti che hanno appuntamento nella settimana con gli orari “incriminati” tramite telefonata oppure proponendo dal vivo un nuovo orario / giorno legando la proposta ad una promo speciale.
RIEMPIRE VUOTI IN AGENDA OCCASIONALI
I vuoti in agenda che fanno più paura, però, sono i buchi occasionali. Si tratta di appuntamenti che vengono cancellati, disdetti o peggio non svolti perché il cliente non si è presentato.
Chiaramente, più è lungo l’anticipo con cui vieni a sapere che l’appuntamento non si terrà e meglio puoi gestire la situazione, ma spesso la finestra temporale è talmente ristretta che il buco rimane lì dov’è.
Quindi, il tuo obiettivo è quello di evitare questi buchi in agenda occasionali.
Come? Invia messaggi di conferma appuntamento tramite sistema automatizzato (direttamente dal gestionale o il CRM) e se manca un feedback nelle ore successive contatta telefonicamente i clienti per chiedere esplicita conferma dell’appuntamento.
Se i buchi in agenda vengono confermati, devi attuare delle politiche di riempimento agenda:
- parti dai clienti che hai già in agenda, proponendo a coloro che hanno un appuntamento nell’orario successivo al vuoto di anticipare l’orario;
- se non ottieni spostamenti, devi contattare coloro che hanno un appuntamento nell’orario precedente al buco in agenda per proporre di aggiungere un ulteriore servizio ad un prezzo scontato di cui usufruiranno nell’ora successiva al trattamento prenotato.
E se non ricevo conferme da nessuno dei clienti in agenda? A questo punto fai partire dei messaggi a gruppi di clienti interessati a promozioni last minute proponendo loro di prendere appuntamento nei giorni / orari di vuoto per servizi in promozione speciale. Se nessuno risponde, contattali telefonicamente.
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